Nhằm giúp người sử dụng nâng cao hiệu suất công việc, Zalo đã cho ra mắt tính năng hoàn toàn mới: Zalo To-Do, hay còn gọi là Giao việc. Tính năng này sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách dễ dàng và hiệu quả hơn trong cuộc sống hàng ngày.
Zalo To-Do là gì?
Zalo To-Do là tiện ích giúp người dùng giao việc từ tin nhắn công việc quan trọng. Công việc sẽ được tổng hợp vào một danh sách chung để quản lý, tìm kiếm và theo dõi trạng thái dễ dàng hơn. Đồng thời, Zalo To-Do cũng hỗ trợ thông báo và nhắc nhở cho mỗi cập nhật công việc, giúp bạn tránh trễ hẹn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.
Dùng Zalo To-Do như thế nào?
Giao việc từ tin nhắn đã gửi
Có hai cách để giao việc từ tin nhắn đã gửi:
Cách 1:
- Trong trò chuyện bất kỳ, gửi tin nhắn nhắc đến bạn hoặc người bạn muốn giao việc (sử dụng
@). - Bấm Giao việc bên dưới tin nhắn.
Cách 2:
- Di chuột tới tin nhắn bất kỳ, phần menu ẩn sẽ xuất hiện. Lúc này bạn hãy chọn biểu tượng To-Do để bắt đầu giao việc.
- Giao việc từ tin nhắn đã gửi từ biểu tượng giao việc.
Giao việc trực tiếp
Cách 1:
Nhấn trực tiếp vào biểu tượng thêm việc ở thanh công cụ ngay cửa sổ trò chuyện.
Cách 2:
Mở danh sách công việc, chọn biểu tượng thêm việc.
Tiếp theo, một cửa sổ mới sẽ hiện lên cho phép bạn điều chỉnh các thông tin cần thiết gồm:
- Tiêu đề: Đặt tên công việc cần hoàn thành, có thể tóm gọn nội dung công việc ở đây.
- Nội dung: Cung cấp thông tin chi tiết về công việc.
- Giao cho: Điền tên người sẽ thực hiện công việc, có thể là bạn hoặc đồng nghiệp khác.
- Theo dõi: Người có thể nhìn thấy và giám sát trạng thái công việc nhưng không trực tiếp thực hiện.
- Thời hạn: Đặt thời hạn hoàn thành công việc.
Lưu ý:
- Hiện tại, Zalo To-Do chỉ hỗ trợ thêm thành viên trong nhóm trò chuyện có kết bạn Zalo với bạn vào mục Giao cho và Theo dõi.
- Các cập nhật trạng thái công việc sẽ được thông báo tới người tạo công việc, người được giao và người theo dõi.
Để thiết lập thời hạn cho công việc, bạn hãy nhấn chuột vào biểu tượng cuốn lịch ở mục thời hạn (hoặc bấm Không thời hạn), một cửa sổ sẽ hiện lên để bạn lựa chọn ngày và giờ.
Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn chỉ cần bấm Giao việc.
Danh sách công việc
Danh sách công việc là nơi tập hợp tất cả các công việc mà bạn đã giao, cần làm (người khác giao) và công việc của nhóm bạn đang theo dõi (bạn được thêm vào người theo dõi công việc). Bạn có thể quản lý các công việc của mình một cách dễ dàng và thuận tiện.
Nhắc nhở cập nhật tiến độ công việc
Zalo To-Do cho phép người giao việc gửi nhắc nhở cập nhật tiến độ công việc tới người được giao việc một cách nhanh chóng, bằng cách nhấn nút Nhắc cập nhật tại công việc muốn kiểm tra. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh phải gõ trực tiếp vào nhóm chat nhé. Người được giao việc sẽ nhận được nhắc nhở báo cáo tiến độ cho công việc được yêu cầu. Nếu bạn là người được giao việc, hãy nhấn nút Báo tiến độ để cập nhật trạng thái tới người giao việc.
Xem tin nhắn liên quan
Rà soát lại các trao đổi, trả lời riêng giữa các thành viên liên quan đến một công việc cụ thể trong một nhóm trò chuyện đôi khi là khá rắc rối, đặc biệt với các nhóm có nhiều thành viên tham gia. Thấu hiểu được vấn đề này, Zalo To-Do giúp bạn tổng hợp những tin nhắn liên quan đến một công việc ngay khi xem chi tiết công việc đó. Bạn chỉ cần nhấn chuột vào một công việc trong Danh sách công việc, một cửa sổ mới sẽ hiện lên với thông tin chi tiết công việc ở bên trái và danh sách tin nhắn liên quan ở bên phải.
Bạn chỉ cần giao việc, còn việc tổng hợp các tin nhắn liên quan đã có Zalo To-Do hỗ trợ bạn. Thật tiện lợi phải không?
Xem lịch sử công việc
Tại cửa sổ chi tiết công việc, bạn cũng có thể xem lịch sử công việc. Tính năng này giúp bạn xem lại các sự kiện liên quan đến trạng thái thay đổi công việc từ khi công việc được giao cho tới khi công việc hoàn thành theo trình tự thời gian. Bạn cũng có thể xem trạng thái hiện tại của những người được giao việc với những công việc bạn đã giao cho họ.
Lọc và tìm kiếm công việc
Lọc công việc theo trạng thái
Danh sách công việc là nơi tổng hợp tất cả các công việc đã giao, cần làm và đang theo dõi. Bạn có thể sắp xếp và lọc công việc để xem danh sách công việc theo từng trạng thái khác nhau, giúp bạn dễ dàng theo dõi công việc của mình.
Tìm kiếm công việc
Zalo To-Do cung cấp cho bạn cơ chế tìm kiếm công việc dựa trên từ khóa. Bạn chỉ cần nhập từ cần tìm vào ô tìm kiếm để bắt đầu tìm kiếm. Bạn cũng có thể tìm kiếm chính xác hơn với tính năng “Tìm kiếm nâng cao”, kết hợp với các tiêu chí khác như người giao, người nhận, trạng thái công việc.
Thống kê công việc
Khi có nhiều việc cần làm cùng một lúc, Zalo To-Do sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tính năng này giúp bạn thống kê các công việc theo các trạng thái tương ứng. Toàn bộ công việc sẽ được tổng hợp gọn gàng tại mục Thống kê công việc. Bạn có thể xem từng công việc và gửi yêu cầu nhắc cập nhật tiến độ cho người giao việc.
Để theo dõi hiệu quả công việc của tuần vừa rồi hoặc trong một khoảng thời gian, bạn hãy chọn mục Thời gian tại trang Thống kê công việc. Đừng quên xem những công việc cần lưu ý ở cuối bảng thống kê công việc để tránh bỏ sót công việc quan trọng.
Dùng Zalo To-Do và trải nghiệm các tính năng tiện ích của nó ngay hôm nay!